お役立ち情報
実地指導の連絡が、突然届いたら、あなたは何から手をつけますか？（初心者編）
引き続き、 通知が届いたら・・の話をしたいとおもいます。
実地指導の連絡は、突然事務所に郵送で届きます。
（郵送の前に、事前に自治体の介護保険課から日程調整の電話がある場合もあります）。
特に、実地指導が初めての方は、不安が強いかと思います。
まずは、お茶を飲んで落ち着きましょう。
実地指導の経験がない、書類対策を特にしたことがない事業所の場合は、
以下のようにすすめていくと良いかと思います。
1）社内にる実地指導の経験者から、情報収集をする。
2）すでに実地指導を受けている、お知り合いの事業所から、情報収集をする。
＊ 具体的に、実地指導当日までに具体的に何をしたのか、どのような書類を準備したのか、スケジュール等を確認する
3）過去に参加した集団指導の資料を確認する。
→ 今年の実地指導のテーマが、わかるので、対策が行いやすくなります。
また、昨年の実施指導の結果が公表されるため、どんな内容が指摘されていて、どんな指導を受けているかがわかります。
4）ネットで下記を検索する。自社のサービス種別の結果があれば、参考にする。
「自治体名、介護保険、指導監査、結果」
例）東京都大田区のホームページ 介護保険サービス事業者等の指導・監査
https://www.city.ota.tokyo.jp/seikatsu/fukushi/shidoukansa/kaigo-service-jigyousya_shidou.html
5）専門家（社会保険労務士）や法人本部、フランチャイズ本部に相談する。
→ 効率的な準備の仕方や対策がわかる
何をしたら良いのか分からない・・という方は、専門家に相談されたほうが、時間を無駄にしなくてすむと思います。、
その後は、経験者編をご参考下さい。
早速、情報収集を始めてみましょう。
処遇改善加算制度を、今以上に活用出来る制度にするには？
みなさまの会社の処遇改善加算制度は、定期的に見直しをされていますか？
処遇改善加算で定めた内容は、そんな簡単に変えられないでしょ？！と思われている方も多いかと思います。
これは、半分正解で、半分間違いとなります
一般的に、賃金規定や就業規則に規定されている手当を変更する場合は、確かにそれなりの作業が必要になります（必要になるだけで、変えられないわけではありません）。
それ以外の手当であれば、２月の改善計画書を作成するために、１年分の内容を決め、内容を変更することが出来ます。
処遇改善制度を、上手く使われている事業所さんは、毎年固定の支給はあるものの、一部の内容は毎年変えています。
事業を運営していく中で、今年のテーマとして取り組む業務や、サービス増にあわせて、職員のみなさんにやって欲しい業務などが出てきます。
その時に、その業務をやってくれたら手当を支払う、もしくは時給に追加するなどとすると、職員のやる気も変わりますし、業務も頼みやすくなります。
処遇改善加算制度を、社長さん、職員さん双方が業務を行いやすくするため、使い方を検討されるとよろしいかと思います。
実地指導の連絡が、突然届いたら、あなたは何から手をつけますか？（経験者編）
今日は、実地指導の通知が届いたら・・という話をします。
実地指導の連絡は、突然事務所に郵送で届きます。
（郵送の前に、事前に自治体の介護保険課から日程調整の電話がある場合もあります）。
ほとんどの方が、強いストレスを感じるかと思います。
まずは、お茶を飲んで落ち着きましょう。
実地指導の経験があり、それなりに書類対策をしている場合は、
以下のように、対策をすすめていくと良いと思います。
1）郵送された自治体からの文書を読み込み、当日確認される内容を理解する。
2）どの利用者の、どの書類が確認されるか？のリストを作る。
＊ 基本は、実地指導を行う自治体に住所がある方が対象になります・
大田区が実地指導・・大田区の利用者のみ
東京都が実地指導・・東京都の利用者のみ
3）経営者が準備する書類と、部下が準備する書類を、区別します。
4）部下に、書類の確認の指示を出します。
5）部下は、一定期間（3ヶ月程度）の記録について、確認をします。
6）書類に不備があります、記録の抜けがあります、と報告を受けた場合は、その対応を指示します。
7）様々な理由により、書類が揃っていないこともあるため、書類を揃えます（契約書、重要事項説明書、個人情報同意書等）。
8）特に、加算を算定している場合は、加算要件を再度確認し、その要件を満たしている事がわかる根拠資料を作成します
＊ 人員要件〇％を満たしている、健康診断の有無、研修の記録、会社が研修費を支給した場合はその領収書など。
9）作業中に出てきた疑問などをメモしておきます（指導時に、行政の担当者に質問をして確認をするためです）
10）勤務形態一覧表（もしくはシフト表）は、予定と実績の2パターンを作成します。
＊ 介護の書類は、計画（予定）と実績のペアで作成しておくほうが無難です。時間が無ければ実績を中心に作成します。
11）介護報酬について、ケアマネからのサービス提供表、実施記録、介護レセプト請求書の回数が一致しているかを確認します。
＊ 不正請求がないかの確認になります。
12）個別サービス計画書については、利用開始時の計画書が確認されることもあるので、過去の計画書が期間ごとにあるかどうかも併せて確認します。
＊ 例えば、1年ごとに計画書を更新している場合は、最初から現在まで、抜けている期間がないかを確認します。
13）事故報告書、ヒヤリハット報告書等の確認をします。
14）前日までの、上記の書類が揃っているかを確認します。
上記で、作業内容が定まったら、実地指導当日までの、ロードマップをつくります。
6／1 職員へ伝達
6／2 計画書の確認
6／3 契約書の確認
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6／13 最終チェック
6／14 予備日
6／15 実地指導当日
実地指導は、介護事業をしている事業者であれば数年ごとに実施される「普通のイベント」になります。
ストレスがあるかもしれませんが、淡々と準備をすすめていきましょう。