お役立ち情報
実地指導の連絡が、突然届いたら、あなたは何から手をつけますか？（経験者編）
今日は、実地指導の通知が届いたら・・という話をします。
実地指導の連絡は、突然事務所に郵送で届きます。
（郵送の前に、事前に自治体の介護保険課から日程調整の電話がある場合もあります）。
ほとんどの方が、強いストレスを感じるかと思います。
まずは、お茶を飲んで落ち着きましょう。
実地指導の経験があり、それなりに書類対策をしている場合は、
以下のように、対策をすすめていくと良いと思います。
1）郵送された自治体からの文書を読み込み、当日確認される内容を理解する。
2）どの利用者の、どの書類が確認されるか？のリストを作る。
＊ 基本は、実地指導を行う自治体に住所がある方が対象になります・
大田区が実地指導・・大田区の利用者のみ
東京都が実地指導・・東京都の利用者のみ
3）経営者が準備する書類と、部下が準備する書類を、区別します。
4）部下に、書類の確認の指示を出します。
5）部下は、一定期間（3ヶ月程度）の記録について、確認をします。
6）書類に不備があります、記録の抜けがあります、と報告を受けた場合は、その対応を指示します。
7）様々な理由により、書類が揃っていないこともあるため、書類を揃えます（契約書、重要事項説明書、個人情報同意書等）。
8）特に、加算を算定している場合は、加算要件を再度確認し、その要件を満たしている事がわかる根拠資料を作成します
＊ 人員要件〇％を満たしている、健康診断の有無、研修の記録、会社が研修費を支給した場合はその領収書など。
9）作業中に出てきた疑問などをメモしておきます（指導時に、行政の担当者に質問をして確認をするためです）
10）勤務形態一覧表（もしくはシフト表）は、予定と実績の2パターンを作成します。
＊ 介護の書類は、計画（予定）と実績のペアで作成しておくほうが無難です。時間が無ければ実績を中心に作成します。
11）介護報酬について、ケアマネからのサービス提供表、実施記録、介護レセプト請求書の回数が一致しているかを確認します。
＊ 不正請求がないかの確認になります。
12）個別サービス計画書については、利用開始時の計画書が確認されることもあるので、過去の計画書が期間ごとにあるかどうかも併せて確認します。
＊ 例えば、1年ごとに計画書を更新している場合は、最初から現在まで、抜けている期間がないかを確認します。
13）事故報告書、ヒヤリハット報告書等の確認をします。
14）前日までの、上記の書類が揃っているかを確認します。
上記で、作業内容が定まったら、実地指導当日までの、ロードマップをつくります。
6／1 職員へ伝達
6／2 計画書の確認
6／3 契約書の確認
・
・
・
6／13 最終チェック
6／14 予備日
6／15 実地指導当日
実地指導は、介護事業をしている事業者であれば数年ごとに実施される「普通のイベント」になります。
ストレスがあるかもしれませんが、淡々と準備をすすめていきましょう。